第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《社会团体登记管理条例》和本会《章程》制定本制度。

第二条 秘书长是本会印章、文件及档案管理的负责人，秘书处是印章、文件及档案管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条 秘书处行文使用两个文号，即“闽农畜学字”和“闽农畜学秘字”。

“闽农畜学字”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖本会印章。

“闽农畜学秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。（本会暂无秘书处印章）

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报理事长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条 以“闽农畜学字”发出的各类文件需经本会理事长签发，以“闽农畜学秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条 各类文件行文需使用《福建省畜牧兽医学会行文呈批表》。

第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《福建省畜牧兽医学会文件传阅处理表》，报秘书长或本会领导阅批。

第十条 每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十三条 “福建省畜牧兽医学会”、“福建省畜牧兽医学会秘书处”印章使用的审批权限〖由本会理事会审议核定〗。

第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经理事长批准后开具，并留底备查。

第十七条　社团档案的建立是社团规范化建设的重要组成部分，是社团历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料，是社团决策、开展工作的重要参考，秘书处负责社团内部档案的立卷、归档，主要包括：

（一）基础档案：包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、会员名单、理事会（常务理事会）名单、领导机构成员名单、社团法人（负责人）登记表、会员基本情况表等；换届大会汇编材料；年度工作计划、简报、总结；经费情况表;内部通讯录；工作日志、年度大事记；理事会（常务理事会）等会议记录及会议纪要等；

（二）活动档案：包括重大活动以及对外交流的计划（策划）、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、活动媒体报道、有关的实物等材料；

（三）其他档案：上述未列出的其他重要材料。

第十八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。