福建省畜牧兽医学会档案管理制度

第一条 为规范福建省畜牧兽医学会（以下简称“学会”）档案管理工作，确保档案的完整性、安全性和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》及学会章程相关规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于学会在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的档案资料。

第三条 档案管理遵循“统一领导、分级负责、科学管理、服务发展”的原则，实行规范化、制度化、信息化管理。

第四条 学会档案主要包括以下内容：  

1. 基础档案：包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、会员名单、理事会（常务理事会）名单、领导机构成员名单、社团法人登记表、会员基本情况表等；换届大会汇编材料；年度工作计划、简报、总结；经费情况表;内部通讯录；工作日志、年度大事记；理事会（常务理事会）等会议记录及会议纪要等；  

2. 活动档案：包括重大活动以及对外交流的计划（策划）、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、活动媒体报道、有关的实物等材料；  

3. 财务档案：会计凭证、财务报表、审计报告、经费预决算、捐赠协议等。   

4. 电子档案：电子文档、数据库、网站及社交媒体平台备份资料等。  

第五条 学会秘书处为档案管理责任部门，主要职责包括：  

1. 制定档案管理制度并监督执行；  

2. 负责档案的收集、整理、分类、编号、归档和保管；  

3. 推进档案信息化建设，确保电子档案安全；  

4. 定期组织档案鉴定、销毁及移交工作。  

第六条 学会秘书处设立专职档案管理员，具体负责日常档案管理，确保档案交接手续完备、记录清晰。  

第七条 各部门及分支机构应配合档案管理工作，及时移交需归档的文件材料，确保档案完整。

第八条 档案整理要求： 

1. 档案按“年度”分类整理，编制目录索引，标注保管期限；  

2. 文书档案按发文时间顺序排列，业务档案按项目或活动分类整理；  

3. 电子档案需备份存储，并转换为通用格式（如PDF、JPEG等）。  

第九条 文书档案、业务档案应于次年3月底前完成归档；财务档案按会计年度归档，于次年6月底前完成；  

第十条 移交档案时需填写《档案移交清单》，双方签字确认，确保档案无缺失、无损坏。

第十一条 档案室应具备防火、防潮、防盗、防虫等安全设施；电子档案实行双备份制度，本地与云端同步存储；定期检查档案保存状态，发现问题及时修复。  

第十二条 档案利用：  

1. 学会会员查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经秘书处审批后使用；  

2. 外单位人员查阅档案须持单位介绍信，并经学会负责人批准；  

3. 涉密档案查阅需严格审批，未经许可不得复制、外借。  

第十三条 发生档案遗失、损毁或泄密事件时，应立即向学会领导报告并启动应急预案。  

第十四条 本制度由学会秘书处负责解释和修订。  

第十五条 本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。  

福建省畜牧兽医学会  

2022年6月30日